Retreat-Programm planen: Tagesablauf mit Beispiel

Anreise und Ankommen

Der erste Tag prägt die Stimmung des ganzen Retreats. Plane ihn bewusst leicht: Viele Teilnehmerinnen kommen nach einer langen Anreise müde an. Ein kurzer, sanfter Programmpunkt am späten Nachmittag, eine Willkommensrunde und ein gemeinsames Abendessen reichen völlig. Organisatorisches wie Zeiten, Räume und Ansprechpersonen erklärst du kurz und gibst es zusätzlich schriftlich mit.

Rechne mit Verspätungen. Wer später ankommt, sollte nichts Wichtiges verpassen.

Belastung und Erholung im Wechsel

Wechsle aktive und ruhige Einheiten ab, und lass zwischen den Programmpunkten genug Zeit für Pausen, Essen und Wege. Ein häufiger Fehler ist ein Programm, das auf dem Papier ausgewogen aussieht, aber kaum Luft lässt. Plane pro Tag mehrere Stunden echte freie Zeit ein. Nach der Mitte des Retreats darf das Programm ruhiger werden – viele Gruppen brauchen dann mehr Zeit für sich.

Freiwillige Programmpunkte

Kennzeichne klar, was zum Kern des Retreats gehört und was ein freiwilliges Angebot ist – etwa eine frühe Meditation, ein Ausflug oder ein Abendkreis. Freiwilligkeit nimmt Druck aus der Gruppe und gibt jeder Teilnehmerin die Möglichkeit, für sich zu sorgen. Sag ausdrücklich, dass Pausen erwünscht sind.

Unterschiedliche Erfahrungsstände

In fast jeder Gruppe treffen Einsteigerinnen auf erfahrene Praktizierende. Biete in jeder Einheit Varianten an und kündige vorher an, wie intensiv eine Praxis wird. Wenn du vorab wissen möchtest, worauf du achten solltest – etwa auf Verletzungen –, frag nur das Nötigste ab und kennzeichne die Angabe als freiwillig. Solche Angaben sind besonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO): Behandle sie vertraulich und lösche sie nach dem Retreat.

Kommunikation vor und während des Retreats

Vor dem Retreat schaffen ein paar klare Informationen Sicherheit: Anreise, Packliste, Tagesrhythmus, was enthalten ist und wen man bei Fragen erreicht. Während des Retreats hilft ein kurzer Ausblick am Abend oder am Morgen, damit niemand rätseln muss, was als Nächstes kommt. Ein gut sichtbarer Wochenplan im Haus spart viele Einzelfragen.

Verantwortlichkeiten

Lege vorab fest, wer wofür zuständig ist:

• Du als Gastgeberin: Inhalte, Unterricht, Sicherheit in den Einheiten und die Begleitung der Gruppe.
• Die Unterkunft: Haus, Zimmer, Verpflegung und Räume.
• Die Veranstalterin der Reise: Reiseleistungen, Vertragsfragen, Änderungen und Stornos; sie ist für die Teilnehmerinnen über eine Kontaktstelle erreichbar (§ 6 Abs. 2 Z 4 PRG) und leistet Beistand, wenn jemand in Schwierigkeiten gerät (§ 14 PRG).
• Für den Notfall: Notrufnummern, Kontaktstelle der Veranstalterin, nächste ärztliche Versorgung, Erste-Hilfe-Ausstattung und wer im Ernstfall was übernimmt.

Wie die Aufgaben in einer Zusammenarbeit mit Just Yoga It verteilt sind, zeigt die Aufgabenübersicht.

Schlechtwetterplan

Gerade bei Retreats mit Outdoor-Praxis brauchst du einen Plan B: einen Raum im Haus, alternative Programmpunkte für einen verregneten Nachmittag und die Möglichkeit, einen Ausflug zu verschieben. Kündige Änderungen früh an. Fallen zugesagte Leistungen weg oder ändern sie sich deutlich, kann das bei einer Pauschalreise rechtliche Folgen haben (§ 9 PRG; § 11 PRG) – stimme solche Änderungen deshalb mit der Veranstalterin ab.

Ein bewusster Abschluss

Plane den letzten Tag so bewusst wie den ersten: mit einer Abschlussrunde, einer kurzen gemeinsamen Praxis und einem entspannten Frühstück vor dem Check-out. Rechne genug Zeit für Abreise und Transfers ein und frag in den Tagen danach um Feedback. Mehr zur gesamten Planung im Ratgeber Yoga Retreat planen.