Retreat-Wissen
Retreat-Location finden: die Fragen vor der Buchung
Ob eine Location zu deinem Retreat passt, erfährst du, wenn du der Unterkunft ein paar konkrete Fragen stellst. Gibt es einen geeigneten Yogaraum, auch bei schlechtem Wetter? Passen Zimmer, Verpflegung und Erreichbarkeit zu deiner Gruppe? Sind Zahlungsfristen und Absagebedingungen mit deiner Kalkulation vereinbar? Die Fragenliste für das Gespräch steht weiter unten.
Erst das Retreat, dann der Ort
Ein schöner Ort ist nicht automatisch der richtige für dein Retreat. Bevor du Unterkünfte vergleichst, sollten Zielgruppe, Dauer, Gruppengröße und ein grober Preisrahmen feststehen. Dann kannst du jede Location an denselben Kriterien messen, statt dich vom ersten Eindruck leiten zu lassen.
Ein Beispiel: Eine Finca mit zwölf Doppelzimmern wirkt ideal für 16 Teilnehmerinnen. Wünschen sich aber zehn von ihnen ein Einzelzimmer, reicht die Kapazität nicht, oder der Preis steigt deutlich.
Der Yogaraum
Der Raum, in dem du unterrichtest, entscheidet mehr über das Erlebnis als der Pool. Rechne mit ausreichend Platz pro Matte, damit sich niemand eingeengt fühlt, und prüfe Licht, Temperatur und Geräusche zu den Zeiten, in denen du unterrichtest. Eine Terrasse mit Meerblick ist wunderbar, solange es eine Alternative für Regen, Wind oder Mittagshitze gibt.
Unterkunft und Zimmeraufteilung
Kläre, wie viele Zimmer welcher Kategorie verfügbar sind und wie viele Personen sich ein Zimmer oder Bad teilen. Davon hängen deine Preisstufen ab. Frag auch, ob die Unterkunft nicht belegte Zimmer an andere Gäste vergibt und bis wann du Zimmer kostenfrei zurückgeben kannst.
Verpflegung
Auf einem Retreat gehört das Essen zum Programm. Frag nach Mahlzeiten, Zeiten und Flexibilität: Kann die Küche das Frühstück nach deiner Morgenpraxis servieren? Wie geht sie mit vegetarischen, veganen oder allergiebewussten Wünschen um? Lass dir zeigen, was typischerweise auf den Tisch kommt.
Erreichbarkeit und Barrieren
Eine abgelegene Lage schenkt Ruhe, verlängert aber die Anreise. Rechne Transferzeiten und -kosten in deine Planung ein. Frag nach Treppen, steilen Wegen und der Entfernung zur nächsten ärztlichen Versorgung. Beschreibe diese Punkte später offen in deinem Angebot, damit Teilnehmerinnen gut entscheiden können.
Exklusivität, Ruhe und Ansprechperson
Teilt ihr die Unterkunft mit anderen Gästen, verändert das die Atmosphäre – etwa bei Stilleübungen oder abendlichen Kreisen. Kläre, ob die Gruppe exklusiv im Haus ist oder zumindest eigene Räume hat. Ebenso wichtig ist eine feste Ansprechperson, die vor und während des Retreats erreichbar ist.
Zahlungsfristen und Absagebedingungen
Hier entscheidet sich, ob die Location zu deiner Kalkulation passt. Vergleiche die Fristen der Unterkunft mit deinem Entscheidungsdatum für die Mindestbelegung: Wenn du dein Retreat gegenüber deinen Teilnehmerinnen bis vier Wochen vor Beginn absagen kannst, die Unterkunft aber schon acht Wochen vorher den vollen Preis verlangt, trägst du in den vier Wochen dazwischen das Kostenrisiko. Lass dir alle Bedingungen schriftlich geben, bevor du eine Anzahlung leistest. Wie Zahlungen und Liquidität zusammenhängen, steht im Ratgeber Yoga Retreat kalkulieren.
Fragenliste für das Gespräch mit einer Unterkunft
Yogaraum
- Wie groß ist der Raum, und wie viele Matten passen mit Abstand hinein?
- Gibt es eine Alternative bei Regen, Hitze oder Wind, wenn der Raum im Freien liegt?
- Ist der Raum während des Retreats exklusiv für deine Gruppe reserviert, und zu welchen Zeiten?
- Welche Ausstattung ist vorhanden: Matten, Kissen, Decken, Blöcke, Musikanlage?
- Wie sind Boden, Temperatur und Geräuschpegel zu verschiedenen Tageszeiten?
Unterkunft und Zimmer
- Wie viele Zimmer gibt es in welchen Kategorien, und wie viele Betten pro Zimmer?
- Wie viele Einzelzimmer sind möglich, und zu welchem Aufpreis?
- Teilen sich Zimmer ein Bad?
- Bekommt deine Gruppe das ganze Haus, oder sind andere Gäste da?
Verpflegung
- Welche Mahlzeiten sind enthalten, und zu welchen Zeiten?
- Wie geht die Küche mit vegetarischer, veganer oder allergiebewusster Ernährung um?
- Sind Getränke, Tee und Wasser inklusive?
Anreise und Barrieren
- Wie weit ist der nächste Flughafen oder Bahnhof, und wie funktioniert der Transfer?
- Gibt es Stufen, steile Wege oder Bereiche, die nicht barrierefrei sind?
- Wie weit ist die nächste ärztliche Versorgung entfernt?
Organisation
- Wer ist deine feste Ansprechperson vor und während des Retreats?
- Welche Leistungen kosten extra, zum Beispiel Wellness, Ausflüge oder Wäsche?
- Sind Musik, Gesang, Feuer oder Rituale erlaubt, und zu welchen Zeiten?
Vertrag, Zahlungen und Absage
- Welche Anzahlung ist wann fällig, und wann die Restzahlung?
- Bis wann kannst du Zimmer kostenfrei reduzieren, wenn weniger Personen buchen?
- Welche Stornokosten fallen ab welchem Datum an?
- Was passiert bei höherer Gewalt oder wenn die Unterkunft absagen muss?
- Sind alle Bedingungen schriftlich festgehalten?
Warnsignale
- Es gibt keine schriftlichen Bedingungen, nur mündliche Zusagen.
- Der „Yogaraum“ ist nur eine Terrasse ohne Alternative.
- Ob andere Gäste im Haus sind, bleibt unklar.
- Der volle Preis ist sehr früh fällig, ohne Möglichkeit, Zimmer zu reduzieren.
- Niemand fühlt sich als feste Ansprechperson zuständig.
Wenn du eine Wunschlocation hast, prüfen wir sie gemeinsam mit dir. Wer dabei welche Aufgabe übernimmt, steht in der Aufgabenübersicht. Wie die Location in die übrige Planung passt, zeigt der Ratgeber Yoga Retreat planen.
Häufige Fragen
Welche Fragen stelle ich der Unterkunft?
Die Fragenliste führt Fragen zum Yogaraum, zu Unterkunft und Zimmern, zur Verpflegung, zu Anreise und Barrieren, zur Organisation sowie zu Vertrag, Zahlungen und Absage auf. Besonders wichtig sind eine Alternative zum Yogaraum bei schlechtem Wetter, die Zimmeraufteilung, eine feste Ansprechperson und schriftliche Bedingungen. Du kannst die Liste ausdrucken.
Worauf achte ich bei Zahlungsfristen und Absagebedingungen?
Vergleiche die Fristen der Unterkunft mit deinem Entscheidungsdatum für die Mindestbelegung. Verlangt die Unterkunft den vollen Preis früher, als du dein Retreat absagen kannst, trägst du dazwischen das Kostenrisiko. Frag nach Anzahlung, Restzahlung, Stornokosten und der Frist, bis zu der du Zimmer kostenfrei reduzieren kannst. Lass dir alles schriftlich geben, bevor du anzahlst.