Yoga Retreat planen: Checkliste für Gastgeberinnen

Die Reihenfolge auf einen Blick

Wer ein Retreat organisieren möchte, beginnt oft bei der Location, weil schöne Orte motivieren. Sinnvoller ist diese Reihenfolge, weil jede Entscheidung die nächste vorbereitet:

1. Zielgruppe und Konzept: für wen, wie lange, mit welchem Schwerpunkt.
2. Veranstalterrolle: wer das Retreat rechtlich anbietet und abwickelt.
3. Location: ein Ort, der zu Konzept und Budget passt.
4. Kalkulation: Preis, Mindestbelegung und Zahlungszeitpunkte.
5. Angebot und Buchungsweg: Reiseangebot, Unterlagen, Zahlungswege.
6. Vermarktung: Kommunikation mit deiner Community und darüber hinaus.
7. Programm und Ablauf vor Ort: Tagesstruktur, Zuständigkeiten, Notfallplan.
8. Nachbereitung: Feedback, Abrechnung, nächste Schritte.

In der Praxis greifen die Schritte ineinander. Bevor du aber eine Unterkunft verbindlich buchst, sollten die ersten vier Punkte zumindest grob geklärt sein.

Zielgruppe und Konzept

Beschreibe deine Teilnehmerinnen so konkret wie möglich: Wie viel Yoga-Erfahrung bringen sie mit? Wie viel Urlaub haben sie, und was dürfen Reise und Unterkunft kosten? Was soll nach dem Retreat anders sein? Aus diesen Antworten ergeben sich die Dauer, die Gruppengröße, die Region und das Preisniveau.

Ein Beispiel: Ein fünftägiges Retreat für Berufstätige, die regelmäßig praktizieren und abschalten möchten, braucht andere Zimmer, Zeiten und Preise als eine intensive Übungswoche für fortgeschrittene Praktizierende. Beides kann gut funktionieren – aber nicht in derselben Unterkunft mit demselben Programm.

Halte dein Konzept in drei Sätzen fest: für wen das Retreat ist, worum es inhaltlich geht und was die Woche besonders macht. Diese Sätze tragen später auch deine Angebotsseite.

Fachliche Leitung

Kläre früh, ob du allein leitest oder mit einer Co-Leitung, und wer was unterrichtet. Für eine Gruppe ab etwa zwölf Personen kann eine zweite Person Entlastung bringen – auch organisatorisch. Überlege, wie eine Vertretung aussieht, falls du krank wirst, und frische bei Bedarf deine Kenntnisse in Erster Hilfe auf.

Die fachliche Durchführung von Unterricht und Programm bleibt deine Aufgabe, auch wenn eine andere Stelle die Reise veranstaltet.

Rechtsrahmen und Veranstalterrolle

Sobald du Unterkunft und ein Yoga-Programm als gemeinsames Angebot verkaufst, kann dein Retreat rechtlich eine Pauschalreise sein (§ 2 PRG). Dann gelten für die Veranstalterin besondere Pflichten, etwa Informationspflichten (§ 4 PRG), ein Reisevertrag (§ 6 PRG) und die Absicherung der Kundengelder (Pauschalreiseverordnung). In Österreich braucht die Veranstalterin außerdem eine Gewerbeberechtigung für Reisebüros (§ 126 Abs. 1 Z 5 GewO).

Deshalb gehört die Frage „Wer veranstaltet?“ an den Anfang. Es gibt im Wesentlichen drei Wege: Du veranstaltest selbst mit den nötigen Voraussetzungen, ein Reisebüro übernimmt die Reiseveranstaltung, oder dein Angebot ist so gestaltet, dass tatsächlich keine Pauschalreise entsteht. Getrennte Rechnungen allein reichen dafür nicht (WKO-Hinweise für Retreats).

Location

Die Location ist meist der größte Kostenblock und bindet dich am frühesten vertraglich. Prüfe deshalb neben der Atmosphäre auch den Yogaraum, die Zimmeraufteilung, die Verpflegung, die Anreise und vor allem die Zahlungs- und Absagebedingungen. Eine ausführliche Fragenliste findest du im Ratgeber Retreat-Location finden.

Kalkulation und Mindestbelegung

Bevor du einen Preis veröffentlichst, solltest du wissen, ab wie vielen zahlenden Personen deine Kosten gedeckt sind. Plane dein eigenes Honorar als festen Kostenpunkt ein und rechne Gebühren, Reserven und Steuern mit. Wie das konkret geht, zeigt der Ratgeber Yoga Retreat kalkulieren mit Rechenbeispiel.

Lege zusätzlich ein Entscheidungsdatum fest: Bis wann muss die Mindestbelegung erreicht sein? Dieses Datum muss zu den Stornofristen der Unterkunft passen.

Bei Pauschalreisen setzt das Gesetz Grenzen: Die Veranstalterin darf wegen zu geringer Teilnehmerzahl nur absagen, wenn die Mindestteilnehmerzahl im Reisevertrag steht. In Österreich (§ 10 Abs. 3 PRG) und gleichlautend in Deutschland (§ 651h Abs. 4 BGB) muss die Absage bei Reisen von mehr als sechs Tagen spätestens 20 Tage vor Beginn ankommen, bei zwei bis sechs Tagen spätestens sieben Tage vorher.

Vermarktung und Buchungsprozess

Mit der Vermarktung beginnst du erst, wenn das Angebot, der Preis, der Termin und der Buchungsweg feststehen. Wie ein Plan über mehrere Monate aussieht, zeigt der Ratgeber Retreat vermarkten.

Für den Buchungsprozess brauchst du einen klaren Ablauf: Anmeldung, Reisevertrag und Informationen, Anzahlung, Restzahlung, Bestätigung. Frag bei der Anmeldung nur ab, was du wirklich brauchst. Angaben zu Gesundheit, Verletzungen oder Allergien sind besonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO): Frag sie nur ab, wenn du sie für Programm oder Verpflegung brauchst, und kennzeichne die Angabe als freiwillig.

Ablauf vor Ort und Nachbereitung

Ein guter Ablauf vor Ort beginnt mit einem ruhigen Anreisetag, klaren Zeiten und genügend freier Zeit. Halte fest, wer bei Fragen zu Zimmer, Essen oder Programm zuständig ist, wie die Kontaktstelle der Veranstalterin erreichbar ist, und notiere Notfallnummern und den Weg zur nächsten ärztlichen Versorgung. Mehr dazu im Ratgeber Retreat-Programm planen.

Nach dem Retreat bittest du um Feedback, solange die Eindrücke frisch sind, und schließt die Abrechnung ab. Für Fotos, auf denen Teilnehmerinnen zu erkennen sind, holst du am besten vorab eine Einwilligung ein – das schafft Klarheit beim Datenschutz (Art. 6 DSGVO) und beim Recht am eigenen Bild (§ 78 UrhG).